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Il riconoscimento degli atti pubblici italiani all’estero: l’Apostille

Legalizzazione e Apostille: cosa sono e quando chiederle

Nella pratica quotidiana è molto frequente la necessità di dover far valere in un altro Stato un documento pubblico emesso in Italia. Per “far valere” intendiamo l’idoneità a produrre gli stessi identici effetti che un atto pubblico esplica all’interno del nostro ordinamento. Per i non “addetti ai lavori”, specifichiamo che l’atto pubblico fa fede riguardo al contenuto indicato nel documento (non anche della sua veridicità).

Fino al 1961, far valere un atto pubblico all’estero richiedeva una procedura complicata, con la conseguenza di un vero e proprio “ingolfamento” delle trattative private internazionali. Fino ad allora infatti era richiesta la legalizzazione dell’atto presso l’ambasciata in Italia dello Stato di destinazione. Il soggetto interessato doveva recarsi presso la relativa ambasciata o ufficio consolare munito del testo originale e della traduzione per ottenere la certificazione di conformità. In alcuni Stati questa formalità poteva essere in qualche modo “abbreviata” grazie alla figura del traduttore ufficiale, che provvedeva egli stesso a certificare la conformità della traduzione apponendo la propria firma.


La Convenzione dell’Aja

Il 5 ottobre 1961 viene firmata da diversi Stati del mondo la Convenzione dell’Aja, un accordo che aveva come obiettivo la facilitazione del riconoscimento degli atti pubblici e privati tra gli Stati. Il successo di tale accordo è dimostrato non solo dalla maggiore fluidità su piano delle trattative private internazionali, ma anche dal gran numero di Paesi che hanno aderito alla Convenzione: ben 115.

Le modifiche apportate da quest’accordo internazionale consistono nei seguenti punti:

  • • La necessità della legalizzazione viene abolita tra i Paesi aderenti alla Convenzione;

  • • Al suo posto viene introdotta l’Apostille, una dichiarazione in cui l’ufficiale competente attesta semplicemente la conformità dell’atto ai requisiti previsti dall’ordinamento (ad esempio l’autenticità della firma e la data) e appone il relativo timbro;

  • • Tale autorità non deve essere più l’Ambasciata o il Consolato del Paese estero, ma viene stabilita in ogni Stato in base al proprio ordinamento interno (in Italia l’Apostille viene richiesta alla Prefettura o alla Procura, a seconda dei casi).

È evidente quindi la semplificazione che si è avuta sul piano del diritto privato internazionale grazie alla convenzione dell’Aja. Ad oggi, in linea generale è sufficiente presentare alla controparte di un Paese che ha aderito alla Convenzione il documento originale, la sua traduzione e l’Apostille per adempiere ai propri obblighi formali sulla traduzione e certificazione degli atti.


Documenti autenticabili tramite Apostille

Gli atti che possono essere autenticati tramite Apostille appartengono ai diversi rami del diritto. A titolo di esempio possiamo includere:

  • Certificati di nascita, certificati di morte, certificati di matrimonio, separazione e certificati di divorzio;

  • • Certificati relativi alla formazione e all’istruzione (diplomi, lauree, attestazioni);

  • • Decisioni dei tribunali relative sia al diritto civile, penale e amministrativo;

  • • Contratti e accordi conclusi sia tra persone fisiche che giuridiche;

  • • Atti notarili, come testamenti, compravendite e dichiarazioni;

  • • Atti commerciali, come accordi di fusione e acquisizione, dichiarazioni a fini fiscali e contributivi, registrazioni di marchi e brevetti.


Le autorità competenti per l’Apostille e la legalizzazione

Come abbiamo specificato, non tutti gli Stati del mondo hanno aderito alla Convenzione dell’Aja. Quando occorre quindi far valere un atto pubblico presso uno di questi Paesi, occorre procedere con la legalizzazione, ovvero rivolgersi presso l’ambasciata di quello Stato presente in Italia.

Se invece la nostra controparte risiede in un Paese che ha aderito alla Convenzione, la procedura è molto semplice come abbiamo visto. In particolare, sono due le autorità competenti a rilasciare l’Apostille, a seconda del tipo di atto:

  • • La Procura è competente per le Apostille di atti rilasciati da notai o altri pubblici ufficiali;

  • • La Prefettura è competente per tutti gli altri atti che non rientrano nella prima categoria, per cui rientrano quei documenti il cui livello di ufficialità è minore rispetto agli altri.


Requisiti formali degli atti

Per quanto riguarda i requisiti formali, non ci sono particolari vincoli ai fini del rilascio del certificato di conformità o dell’Apostille. Tuttavia, è sempre importante che sia il corpo del testo che la firma e data in calce siano sempre chiari e ben leggibili, non potendosi altrimenti procedere il rilascio delle relative certificazioni. Soprattutto nel caso di traduzioni legalizzate, il traduttore non può infatti riportare in alcun modo informazioni non leggibili in tutto o in parte, con il rischio di porre nel nulla gli effetti dell’intera procedura.